Negli acquisti pubblici la macchina suggerisce ma il RUP resta responsabile.
Di Luca Leccisotti
L’intelligenza artificiale entra ufficialmente anche nel territorio più minuto, quotidiano e spesso più trascurato degli acquisti pubblici: quello delle spese fino a 5.000 euro. Con Mepa Light, il nuovo mercato digitale sviluppato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e da Consip, la pubblica amministrazione potrà utilizzare strumenti di AI agentica per orientarsi nella ricerca delle soluzioni di acquisto, dialogando con sistemi capaci di interpretare il fabbisogno e proporre percorsi coerenti con le esigenze espresse dall’utente. La notizia è interessante non tanto perché annuncia l’ennesima piattaforma digitale, quanto perché intercetta un nodo che chi lavora negli enti conosce bene: gli acquisti di modestissimo importo sembrano semplici solo fino a quando non si prova davvero a farli.
È qui che la retorica della “piccola spesa” mostra tutta la sua debolezza. Un acquisto da poche centinaia o migliaia di euro non richiede una procedura complessa, ma comunque necessita di un fabbisogno correttamente individuato, di un operatore reperibile, di una soluzione compatibile con le esigenze dell’ente, di un prezzo ragionevole e di un percorso amministrativo tracciabile. In termini individuali sono affidamenti ultraleggeri; in termini aggregati, però, rappresentano una massa economica enorme, soprattutto per gli enti territoriali e per i Comuni di piccole dimensioni, dove le micro-forniture e i piccoli servizi costituiscono il pane quotidiano della gestione amministrativa. Il fatto che proprio questi acquisti vengano ora intercettati da una piattaforma semplificata e assistita da AI conferma che il tema non è affatto marginale.
Il punto operativo più interessante è che l’utente potrà partire da poche istruzioni e lasciare che l’AI agentica elabori il bisogno, orientando la ricerca verso soluzioni di acquisto compatibili. Questo approccio ha il potenziale di ridurre drasticamente il tempo perso in ricerche frammentarie, cataloghi poco intuitivi e confronti costruiti manualmente, ma è bene chiarire subito un equivoco che altrimenti rischia di diventare il prossimo grande mito amministrativo: l’intelligenza artificiale può aiutare a trovare, filtrare, proporre e ordinare informazioni, ma non trasforma la scelta pubblica in un atto privo di responsabilità umana.
Il RUP non viene sostituito da un avatar sorridente.
E, soprattutto, non potrà difendersi dicendo che “l’ha scelto l’algoritmo”.
Il tema è centrale perché il d.lgs. 36/2023, pur avendo fortemente accelerato la digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti, non ha mai espulso la responsabilità amministrativa dal processo decisionale. Al contrario, il Codice continua a costruire la scelta pubblica attorno a soggetti competenti, responsabili e chiamati a motivare le proprie decisioni. La tecnologia può semplificare la fase istruttoria, ridurre tempi, migliorare la qualità informativa e facilitare l’accesso al mercato, ma non può trasformare una proposta automatizzata in una decisione amministrativa autosufficiente.
Mepa Light va quindi letto per ciò che è: uno strumento di semplificazione istruttoria e di accesso al mercato, non un sistema di deresponsabilizzazione della stazione appaltante.
Questa distinzione è essenziale soprattutto negli affidamenti diretti, dove la discrezionalità del RUP assume un peso particolare. Se la piattaforma propone una determinata soluzione o evidenzia un certo operatore, il vero problema giuridico resta capire perché quella soluzione sia coerente con il fabbisogno dell’amministrazione, se il prezzo sia congruo, se l’operatore sia adeguato e se la scelta rispetti i principi applicabili. L’AI potrà rendere più facile arrivare a queste informazioni, ma non potrà sostituire il giudizio amministrativo che le trasforma in decisione.
Il rischio, altrimenti, è quello di passare dalla burocrazia difensiva alla tecnologia difensiva. Prima il funzionario si nascondeva dietro tre preventivi, una tabella comparativa e dieci firme; domani potrebbe essere tentato di nascondersi dietro la schermata della piattaforma e sostenere che la soluzione era stata “raccomandata dal sistema”. Cambierebbe il supporto, ma non il problema: la responsabilità resterebbe comunque in capo all’amministrazione.
La vera innovazione, quindi, sta nel fatto che Mepa Light può ridurre il costo cognitivo e procedurale del piccolo acquisto. Il funzionario non dovrà necessariamente conoscere in anticipo l’intero mercato, navigare manualmente tra decine di offerte o ricostruire da zero tutte le opzioni disponibili; potrà formulare il bisogno in termini più naturali e ottenere un orientamento iniziale. Questo può essere particolarmente utile nei piccoli enti, dove spesso la stessa struttura amministrativa gestisce contemporaneamente personale, tributi, patrimonio, contratti e servizi generali, con margini di specializzazione inevitabilmente ridotti.
La piattaforma sembra inoltre puntare a un ampliamento del mercato, perché potrà essere aperta anche a imprese non ancora abilitate al Mepa tradizionale, includendo quindi potenzialmente PMI, start-up, ditte individuali e operatori territoriali che finora potevano incontrare maggiori difficoltà di accesso agli strumenti Consip. Questo elemento può avere un impatto importante sul principio di accesso al mercato, perché ridurre le barriere di ingresso significa ampliare la platea degli operatori e rendere più competitivo anche il segmento dei micro-acquisti.
Ma anche qui serve equilibrio. Una maggiore apertura del mercato non significa automaticamente maggiore qualità della scelta. Se la platea degli operatori cresce, aumenta anche la necessità di strumenti capaci di distinguere offerte coerenti, operatori affidabili e soluzioni realmente adatte al fabbisogno. È proprio in questo spazio che l’AI agentica può offrire il contributo più interessante, purché sia utilizzata come strumento di supporto e non come scorciatoia decisionale.
Il concetto richiamato da Consip è, in effetti, molto più maturo della retorica sull’AI che “fa tutto”: l’intelligenza artificiale non viene presentata come un obiettivo in sé, ma come mezzo per semplificare gli acquisti, ridurre i tempi e migliorare la qualità delle decisioni. È una impostazione corretta perché riconduce la tecnologia al principio del risultato: l’innovazione ha senso se consente all’amministrazione di acquistare meglio, più rapidamente e con minore dispendio di risorse, non semplicemente se rende più sofisticata l’interfaccia.
Il problema vero, quindi, sarà capire quanto la piattaforma sarà capace di integrare semplificazione e controllo. La digitalizzazione dei contratti pubblici ha già dimostrato che un procedimento può diventare più rapido senza diventare necessariamente più semplice, soprattutto quando la tecnologia viene costruita sopra processi già ridondanti. Mepa Light sembra voler percorrere la strada opposta: partire dal bisogno dell’utente e ridurre i passaggi necessari per arrivare alla soluzione di acquisto.
Se funzionerà davvero così, il vantaggio per gli enti sarà significativo. Una parte consistente del tempo amministrativo oggi viene infatti assorbita non tanto dalla formalizzazione dell’affidamento, quanto dalla ricerca della soluzione, dalla verifica delle disponibilità, dal confronto tra prodotti e dalla comprensione delle caratteristiche offerte dal mercato. Automatizzare questa parte significa restituire tempo al RUP e agli uffici per concentrarsi su ciò che la macchina non può fare: comprendere il bisogno pubblico, verificare la coerenza della soluzione e assumersi la responsabilità della decisione.
La stessa logica emerge nella parallela evoluzione degli Accordi Quadro “rolling”, pensati per ridurre i tempi di affidamento mediante una prima selezione degli operatori e successive fasi di appalti specifici con cadenza trimestrale. Anche qui il messaggio è chiaro: il futuro degli acquisti pubblici non passa necessariamente dalla moltiplicazione delle procedure, ma dalla costruzione di infrastrutture stabili che consentano di ridurre i tempi senza rinunciare alle verifiche.
Questo approccio si inserisce in una strategia più ampia di crescita dell’intermediazione Consip. Nel 2026 la spesa intermediata è indicata in 35,3 miliardi di euro, con una crescita del 10,7% rispetto all’anno precedente, mentre il valore dei contratti aggiudicati risulta in aumento del 49,1%; gli operatori abilitati sono circa 330 mila, con una presenza fortemente maggioritaria di PMI e microimprese. Il dato conferma che il processo di centralizzazione e digitalizzazione degli acquisti non riguarda più soltanto i grandi appalti, ma tende ormai a presidiare anche il mercato diffuso delle acquisizioni minute.
Per gli enti pubblici, e soprattutto per i Comuni più piccoli, la vera questione sarà quindi organizzativa. L’arrivo di strumenti di AI agentica richiede che i RUP e gli uffici imparino a formulare correttamente il fabbisogno, perché una tecnologia anche molto evoluta può suggerire una buona soluzione soltanto se la richiesta iniziale è comprensibile e tecnicamente coerente. Un input confuso produrrà, con ogni probabilità, una risposta altrettanto confusa, magari semplicemente presentata in forma più elegante.
È il vecchio problema del “garbage in, garbage out”, soltanto con un avatar migliore.
Occorrerà inoltre mantenere tracciabilità delle interazioni rilevanti, comprendere sulla base di quali dati vengano elaborate le proposte e preservare il controllo umano sulle scelte che incidono sulla spesa pubblica. Non perché l’AI debba essere guardata con sospetto, ma perché la decisione amministrativa deve rimanere verificabile e imputabile. Un sistema che semplifica davvero deve rendere il percorso più leggibile, non più opaco.
Il futuro indicato da Consip guarda a una infrastruttura nazionale degli acquisti capace di gestire oltre 60 miliardi di euro facendo leva proprio su strumenti di AI agentica, con l’obiettivo di ridurre ulteriormente i tempi medi che separano il bando dall’aggiudicazione. È una prospettiva importante, ma proprio per questo richiede un principio guida molto semplice: più cresce l’automazione, più deve essere chiaro il punto nel quale termina il suggerimento della macchina e inizia la responsabilità della pubblica amministrazione.
Per i piccoli acquisti, quindi, Mepa Light può rappresentare una vera semplificazione se riuscirà a fare ciò che promette: rendere più rapido l’accesso al mercato, ridurre i tempi di ricerca, ampliare la platea degli operatori e accompagnare l’utente nella costruzione della soluzione. Il rischio, invece, sarebbe quello di attribuire al sistema una funzione che non ha e non deve avere, cioè quella di sostituire la valutazione del RUP.
La regola operativa può essere sintetizzata in questo modo: l’AI può cercare, filtrare, proporre e suggerire; il RUP deve comprendere, verificare, motivare e decidere.
Se questo equilibrio verrà mantenuto, Mepa Light potrà effettivamente alleggerire una parte importante della micro-spesa pubblica e rendere il mercato elettronico più accessibile anche agli enti meno strutturati. Se invece qualcuno penserà che basti cliccare sulla prima soluzione proposta dall’avatar e allegare la schermata alla determina, avremo semplicemente sostituito la vecchia burocrazia con una burocrazia più tecnologica.
Che, diciamolo, sarebbe un risultato perfettamente coerente con la tradizione amministrativa italiana: introdurre l’intelligenza artificiale e riuscire comunque a usarla come timbro digitale.
