La Gestione documentale nella Pubblica Amministrazioneed aggiornamento del Manuale.
Di Michele Giuliano Perrone
Il piano triennale per l’informatica all’interno della Pubblica Amministrazione è uno strumento fondamentale e strategico che definisce gli obiettivi e azioni da attuare per l’utilizzo delle tecnologie informatiche e dell’intelligenza artificiale all’interno della Pubblica Amministrazione.
NORMATIVE VIGENTI
Il già menzionato piano è stato introdotto dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). L’AGID è l’Ente responsabile della redazione e dell’aggiornamento dello stesso, in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale il cosiddetto CAD.
Il Piano viene aggiornato annualmente e viene approvato con Decreto del Presidente del Consiglio, secondo le direttive impartite dal Governo.
CHE COSA CONTIENE IL PIANO DELL’INFORMATICA?
Il piano contiene delle linee guida e degli obiettivi strategici per la trasformazione dal cartaceo al digitale della Pubblica Amministrazione, soffermandosi in particolare su:
-servizi digitali;
-infrastrutture e sicurezza;
– dati e piattaforme online.
Essenzialmente il piano è suddiviso in tre parti fondamentali:
- Componenti e strategie per la trasformazione dal cartaceo al digitale, attraverso strumenti, regole e dati (c.d. transizione digitale);
- Componenti tecnologiche: viene evidenziato come utilizzare l’intelligenza artificiale, le piattaforme online ed i dati.
- Gli strumenti: attraverso un’apposita sezione dedicata, vi è supporto alla P.A., nell’attuazione del piano, attraverso la predisposizione di checklist e faq (domande frequenti) esemplificative.
Il piano è altresì un documento soggetto ad aggiornamenti continui. Per l’anno corrente, infatti, sono state introdotte nuove tematiche come ad esempio: Data Quality – IT Wallet- e dematerializzazione dei documenti, allineandosi con gli obbiettivi strategici dei fondi PNRR (piano nazionale ripresa e resilienza).
PIANO TRIENNALE DELL’INFORMATICA ED ENTI LOCALI
Per agevolare la transizione digitale e fornire elementi essenziali al contesto normativo, ritroviamo il piano per gli enti locali all’interno del PIAO con un’apposita sezione dedicata alla digitalizzazione e innovazione tecnologica agli Enti Locali.
Il PIAO, (PIANO INTEGRATO DI ATTIVITA’E ORGANIZZAZIONE) è un documento unico di programmazione e di governance. Al suo interno, infatti, in un’ ottica di semplificazione dell’attività amministrativa, sono inglobati vari piani che, prima della sua istituzione – con la legge n. 113 del 2021 – le Pubbliche Amministrazioni erano tenute a redigere ed approvare separatamente, ovvero:
a) Piano triennale dei fabbisogni del personale;
b) Piano della performance;
c) Piano di prevenzione della corruzione e trasparenza;
d) Piano organizzativo del lavoro agile (POLA);
e) Piano delle azioni positive.
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI DEL PIANO TRIENNALE PER L’INFORMATICA
La conservazione dei documenti informatici è regolata dal piano triennale dell’informatica. Tale Piano prevede che, i documenti in possesso della pubblica amministrazione siano archiviati e conservati in maniera digitale secondo delle regole prestabilite.
Il sistema di archiviazione deve avere i requisiti di:
- Autenticità;
- Affidabilità;
- Integrità e disponibilità documentale.
In capo alla Pubblica Amministrazione, inoltre, vi è l’obbligo normativo di conservazione attraverso un apposito manuale, nel quale sono illustrati obblighi e modalità di implementazione.
Il sistema di conservazione dati è disciplinato altresì, dall’art.44 del CAD. La normativa vigente prevede inoltre, la presenza della figura di un responsabile della conservazione il quale, oltre ad interfacciarsi con altri responsabili della sicurezza dei documenti informatici e gestione documentale, può affidare, quando ne ricorrano i presupposti la mansione de quo ad altri soggetti terzi che offrano garanzie adeguate.
Il formato di conservazione dati generalmente utilizzato è quello in formato pdf, poiché offre garanzie nel preservare i dati a lungo termine.
MANUALE DI CONSERVAZIONE DATI INFORMATICI
Il manuale di conservazione dati è un documento informatico che descrive in dettaglio il sistema di conservazione dati digitali di una Pubblica Amministrazione o anche di un Ente privato specificando ruoli, processi e misure di sicurezza.
Il piano triennale per l’informatica prevede che il suddetto manuale sia pubblicato – insieme a quello di gestione documentale e al nominativo del responsabile della conservazione – sui siti internet degli enti nell’apposita sezione Amministrazione Trasparente. Il manuale di conservazione deve prevedere i seguenti criteri:
- Obbligatorietà (il manuale deve essere obbligatorio per le p.a. e per i privati che devono conservare documenti per legge o regolamenti);
- Contenuti (il manuale deve descrivere l’organizzazione, i soggetti coinvolti, i ruoli, i processi, il funzionamento, le misure di sicurezza adottato per la conservazione);
- Pubblicazione ( deve essere pubblicato sui siti e nella sezione Amministrazione Trasparente);
- Scadenza (la pubblicazione del manuale di conservazione è prevista entro il 30 giugno 2025);
- Redazione (il manuale può essere redatto internamente all’Ente oppure essere esternalizzato a soggetti, previa verifica di requisiti specifici);
- Aggiornamento (il manuale deve essere aggiornato nel tempo poiché i sistemi di conservazione possono subire cambiamenti nel tempo).
Come analizzato in queste righe il piano triennale di conservazione per l’informatica ed il relativo manuale, sono strumenti fondamentali per la gestione documentale digitale.
