Notifiche digitali

Perché è importante il riversamento automatico del domicilio digitale dal registro INI-PEC all’INAD

Di Giacomo Pellegrini

L’avvio del riversamento automatico del domicilio digitale dei professionisti dal registro INI-PEC al registro INAD è l’occasione per rifare il punto, a dopo poco più di due anni dall’inizio della sua operatività, sul sistema di notifiche digitali, avente abbreviazione “SEND”, cioè la piattaforma nazionale che ha digitalizzato le notifiche a valore legale inviate dalle Pubbliche Amministrazioni a cittadini ed imprese, e per capire l’importanza che avrà il riversamento automatico del domicilio digitale dal registro INI-PEC al registro INAD, già previsto dalla legge da alcuni anni e ora, finalmente, reso operativo. La base normativa della piattaforma SEND risale al 2019, quando con l’art.1 c.402 della legge finanziaria 2020 (la n°160/2019) si dette avvio allo sviluppo di tale piattaforma al fine di rendere più semplice, efficiente, sicura ed economica la notificazione con valore legale di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni della pubblica amministrazione, con risparmio per la spesa pubblica e minori oneri per i cittadini. Dopo altri interventi normativi si è poi giunti all’emanazione del Decreto Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per la trasformazione digitale – 8 febbraio 2022 n°58 (“Regolamento recante piattaforma per la notificazione degli atti della pubblica amministrazione”), con il quale si è data effettiva attuazione alla volontà espressa pochi anni prima. Lo scopo della novità era, e rimane tuttora, quello di eliminare del tutto, o quasi, le notifiche effettuate a mezzo servizio postale o mediante le altre modalità previste dalla legge, per sostituirle con le notifiche digitali, cioè mediante caricamento su questa piattaforma specifica, alla quale ogni singola persona, fisica e giuridica, può accedere, per verificare nella propria area riservata la presenza di atti, soggetti a notifica, provenienti dalle pubbliche amministrazioni. 

Nella sostanza, la procedura di notifica avviene in questo modo:

1. La Pubblica Amministrazione mittente rende disponibile il documento oggetto di notifica caricandolo sulla piattaforma, identifica il destinatario, specificandone il codice fiscale, il domicilio digitale speciale, ove eletto, e quello fisico e comunica automaticamente i relativi dati al gestore della piattaforma, precisando se l’atto da notificare riguardi o meno l’attività imprenditoriale o professionale eventualmente svolta dal destinatario. A questo punto il gestore della piattaforma, se necessario, risale automaticamente al domicilio digitale generale e se il documento e la sua modalità di messa a disposizione sono conformi alle regole tecniche, il gestore della piattaforma attribuisce un codice IUN (Identificativo Univoco Notifica) al documento oggetto di notificazione e ai suoi eventuali allegati, mentre in caso di non conformità viene comunicata al mittente l’impossibilità di procedere alla notificazione e vengono eliminati automaticamente i documenti caricati. 
2. Una volta andato a buon fine il caricamento in piattaforma, si pone la necessità di informare il destinatario. Nella sostanza, i destinatari degli atti non ricevono più, in forma cartacea, i singoli documenti amministrativi, bensì un mero avviso di avvenuto caricamento degli stessi su questa piattaforma nazionale, alla quale l’interessato può accedere mediante autenticazione digitale, e da lì consultare e scaricare liberamente gli atti in questione. Questo avviso può giungere al destinatario del provvedimento in due modi: mediante spedizione digitale o analogica. Vediamoli più da vicino:

• Spedizione digitale: il gestore della piattaforma esegue la notificazione presso il domicilio digitale eletto dal destinatario, cioè all’indirizzo elettronico indicato presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, che viene inserito in INAD, cioè nell’indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese.
• Notificazione in forma analogica: ai soggetti che non hanno eletto domicilio digitale l’avviso di avvenuto caricamento di un atto sulla piattaforma, viene notificato a mezzo posta direttamente dal gestore. L’avviso di avvenuta ricezione indica il mittente, l’identificativo univoco della notificazione (IUN), le modalità con le quali è possibile accedere alla piattaforma, nonché le modalità attraverso cui il destinatario può ottenere la copia cartacea degli atti oggetto di notificazione. Per consentire l’estrazione della copia analogica del documento anche da parte dei destinatari privi di SPID o CIE, l’avviso di avvenuta ricezione indica anche le modalità di accesso digitale semplificato all’atto notificato, attraverso link, bar code, QR code o altra tecnologia equivalente. L’accesso semplificato può essere utilizzato per un numero limitato di volte e per un lasso temporale prestabilito espressamente indicati nell’avviso di avvenuta ricezione. Al destinatario è sempre consentito di rivolgersi al fornitore del servizio universale affinché quest’ultimo gli consenta di estrarre copia analogica del documento informatico disponibile sulla piattaforma. Con le stesse modalità di cui al periodo precedente, al destinatario è sempre consentito ottenere copia analogica delle attestazioni. Per consentire l’esecuzione di tale notifica analogica, il gestore della piattaforma invia all’addetto al recapito postale le generalità, il codice fiscale e l’indirizzo fisico del destinatario nonché il codice IUN. La piattaforma riceve dall’addetto al recapito postale i dati sullo stato della notificazione e comunica al gestore della piattaforma l’esito degli accertamenti effettuati in caso di mancato rintraccio del destinatario mediante interfacce di servizio informatiche (API), ove deve oltremodo inoltrare la copia digitale conforme all’originale dell’avviso di avvenuta ricezione cartaceo e degli atti relativi alla notificazione effettuata in forma analogica. Il gestore della piattaforma conserva tali documenti in formato digitale, mentre la versione cartacea di tali documenti viene conservata dall’addetto al recapito postale.

3. Una volta provveduto alla notifica, il gestore della piattaforma rilascia, con valore legale opponibile ai terzi, le attestazioni relative alla data e ora di messa a disposizione dei documenti informatici nonché di tutti i dati relativi all’avvenuta ricezione e dell’accesso al documento informatico da parte del destinatario, nonché ogni altro elemento utile ai fini della ricostruzione del procedimento di notifica digitale. Tali attestazioni sono accessibili, attraverso la piattaforma, da parte dei mittenti, destinatari, e loro delegati e, per i soli mittenti, anche mediante interfacce di servizio informatiche.

Se, in estrema sintesi, questo è il sistema di notifica degli atti delle pubbliche amministrazioni, così come delineato a seguito dell’entrata in funzione del “SErvizio Notifiche Digitali”, si capisce bene come sia fondamentale, sia per i cittadini privati, che per le imprese e i liberi professionisti, avere ben chiare le procedure di elezione del domicilio digitale. 

L’avvio del riversamento automatico del domicilio digitale dei professionisti dal registro INI-PEC al registro INAD, effettuato ai sensi dell’articolo 6-quater, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n°82 è estremamente importante perché va a risolvere definitivamente la diatriba legata alle notifiche (una volta via PEC e ora tramite SEND) degli atti amministrativi effettuati mediante notizia all’indirizzo di posta elettronica certificata di liberi professionisti o titolari di impresa individuale, anche per documenti estranei all’attività professionale. Come ci ricordiamo, la questione fu analizzata dal Ministero dell’Interno sia nel giugno 2020 che nel novembre 2021, a seguito di interlocuzione con il Garante per la Protezione dei Dati Personali, concludendo che nella ricerca dell’indirizzo PEC dell’obbligato in solido proprietario del veicolo con cui è stata commessa una violazione, può essere utilizzato il codice fiscale della persona fisica (estratto dalle annotazioni presenti negli archivi del PRA a dall’anagrafe tributaria) inserendolo nella sezione “imprese” del registro INI PEC solo quando è stato accertato, ad esempio in occasione della contestazione immediata della violazione, che il veicolo con cui la violazione è stata commessa, era utilizzato nell’esercizio di attività Imprenditoriale. In ogni altro caso (es. violazione accertata con dispositivi di controllo remoto, senza contestazione immediata), il codice fiscale della persona fisica intestataria del veicolo può essere utilizzato solo per interrogazioni della sezione “professionisti” del registro INI-PEC. Di conseguenza, proseguivano le direttive ministeriali, in nessun caso sarà possibile effettuare ricerche massive ed indiscriminate di indirizzi PEC partendo dal codice fiscale di una persona fisica, svincolate dalla valutazione del singolo caso e dalle concrete modalità di utilizzo del veicolo oggetto di accertamento della violazione.

Lo stesso Garante della Privacy aveva auspicato la risoluzione di tale problematica una volta entrato in piena operatività l’INAD, visto che l’’art. 6-quater, comma 2, del CAD prevede l’iscrizione automatica nell’INAD del domicilio digitale presente nell’INI-PEC riferito al professionista iscritto ad albo o elenco, fermo restando il diritto di eleggerne uno diverso per fini personali. 

Vediamo, nel dettaglio, come funzionerà questo riversamento annunciato congiuntamente dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy e da AGID, facendo prima una necessaria premessa normativa, tra l’altro richiamata nel comunicato in esame.

Il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.ii. (CAD), agli articoli 6-bis e 6-quater disciplina rispettivamente l’«Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti» (“INI-PEC”), e l’«Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese» (“INAD”). Come noto, INI-PEC è realizzato e aggiornato a partire dagli elenchi degli indirizzi di posta elettronica certificata presenti nel registro delle imprese o acquisiti dagli ordini o collegi professionali. Per quanto specificamente concerne il professionista iscritto in albi o collegi professionali, l’indirizzo di p.e.c. comunicato a INI-PEC da parte dell’ordine o collegio professionale costituisce il domicilio digitale del professionista, utilizzabile per comunicazioni aventi valore legale correlate all’attività professionale del suo titolare.

INAD, invece, reca l’elenco dei domicili digitali delle persone fisiche e dei professionisti ed enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali e gli indirizzi ivi registrati sono utilizzabili per comunicazioni aventi valore legale indirizzate all’ente di diritto privato, correlate all’attività professionale del professionista non iscritto in albi, elenchi o registri professionali o legate alla sfera privata della persona fisica.

La questione è che, mentre l’iscrizione del domicilio digitale in INI-PEC è prescritta dalla normativa come obbligatoria e, per quanto concerne i professionisti, è automaticamente eseguita dagli ordini o collegi professionali a cui il professionista appartiene, l’iscrizione in INAD risulta invece facoltativa ed è rimessa alla libera iniziativa dell’utente. A questa norma fa  però eccezione la disposizione di cui all’articolo 6-quater, comma 2, del CAD, a norma del quale «Per i professionisti iscritti in albi ed elenchi il domicilio digitale è l’indirizzo inserito nell’elenco di cui all’articolo 6 bis, fermo restando il diritto di eleggerne uno diverso ai sensi dell’articolo 3 bis, comma 1-bis. Ai fini dell’inserimento dei domicili dei professionisti nel predetto elenco il Ministero dello sviluppo economico rende disponibili all’ AgID, tramite servizi informatici individuati nelle Linee guida, i relativi indirizzi già contenuti nell’elenco di cui all’articolo 6 bis».

La necessità del riversamento degli indirizzi digitali sta proprio in tale disposizione normativa, in ottemperanza della quale, pertanto, il domicilio del professionista iscritto in INI-PEC è automaticamente trasferito in INAD, ove diviene il domicilio digitale del professionista in qualità di persona fisica, utilizzabile per comunicazioni aventi valore legale concernenti la sfera privata del titolare del domicilio.

Di conseguenza, da un punto di vista materiale, la procedura adottata è questa:

• a norma dell’art. 6-quater, comma 2, del CAD, il domicilio digitale del professionista registrato in INI- PEC viene automaticamente trasferito anche nel registro INAD. Il primo riversamento in INAD è stato disposto al momento della sua entrata in esercizio e, successivamente, esso interviene con cadenza quotidiana con riferimento alle nuove iscrizioni nell’INI-PEC;
• ai sensi delle Linee guida adottate dall’Agenzia per l’Italia Digitale, il domicilio digitale e il nominativo del relativo titolare restano provvisoriamente registrati, senza essere pubblicati, per trenta giorni all’interno dell’INAD, ove è consultabile l’informativa sul trattamento dei dati personali;
• in tale lasso temporale (trenta giorni), il professionista iscritto in INI-PEC ha facoltà di modificare il proprio domicilio digitale, eleggendone uno diverso ai sensi dell’articolo 3-bis, comma 1-bis, del CAD;
• decorso il termine di trenta giorni, l’Agenzia per l’Italia Digitale provvede alla pubblicazione del domicilio digitale e dei dati ad esso correlati nell’indice INAD.

A questo punto, il domicilio digitale pubblicato su INAD sarà utilizzabile per comunicazioni aventi valore legale correlate alla sfera privata e personale del titolare del domicilio, inteso quindi quale persona fisica e non come professionista iscritto in albi, elenchi o registri professionali. Ovviamente, anche successivamente alla pubblicazione, il titolare del domicilio ha facoltà di disporre la modifica o anche la cessazione del proprio domicilio digitale sull’indice INAD.